Guide droits et démarches professionnels

Ce guide s'appuie sur le service de co-marquage proposé par l'État aux administrations. Il a pour objectif de faciliter la diffusion de l'information administrative légale. Il permet aux sites Internet locaux de rediffuser le guide des droits et démarches associations du portail de l'administration française, service-public.fr.

Documents commerciaux d'une société

Modifié le 2023-08-07

Par Direction de l'information légale et administrative

Dans une société, plusieurs documents commerciaux doivent être élaborés. Ces documents comportent des informations obligatoires. Ils doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.

Quels sont les documents commerciaux ?

Il faut préparer un certain nombre de documents liés aux relations commerciales entre la société et ses clients.

Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :

Quelles mentions doivent figurer sur les documents commerciaux ?

Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

Activité commerciale

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :

Ces documents commerciaux (bon de commande, courrier, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut notamment y faire figurer les informations suivantes :

  • Numéro unique d'identification (Siren)
  • Mention au RCS
  • Lieu du siège social
  • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SAS, SARL, SA)
  • Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
  • Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique , il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
  • Si la société est une SARL ou une société par actions, montant du capital social

Artisan

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut notamment y faire figurer les informations suivantes :

Libéral

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

  • Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut y faire figurer les informations suivantes :

Toutes les informations concernant les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sont présentes sur la fiché dédiée au sujet.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de mention obligatoire ?

Si la société n'indique pas les mentions obligatoires sur ses documents commerciaux, elle s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 750 €.

Combien de temps doivent être conservés ces documents ?

La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :

  • S'il s'agit d'un document comptable (bon de commande, facture, bon de livraison...), il doit être conservé 10 ans
  • S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans